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RFID文档管理计划

更新时间:2018-10-10  阅览次数: 181 次

一、计划背景:

近年来,电子化、互联网化长足进步,电子政务不断发展,公文拟草、加密等已经允许通过计算机和计算机互联网予以实现,从而极大地提高了工作效率,亦给人们的生活和工作带来了诸多方便。但是,公文阅办、文档查询、借阅清退、打包分发等,以至于计算机互联网两端信息落地,仍然离不开纸化文档。从实际情况看,纸化文档在相当历史时期内不可取代。怎样运用电子技能克服纸化文档管理工作烦琐,堵塞可能出现的漏洞,是文档管理中亟待解决的问题。
当前,射频识别技能日臻成熟,正被多数运用于社会各个领域,愈来愈显示出这一高新技能的显著作用,这就为我们运用RFID射频识别技能逐步代替人工管理文档提供了良好的机遇。

二、系统流程示意图:

三、档案管理系统图

文档管理系统由六个部分组成:

1、数据管理中心;2、标签配发系统;3、文档流通系统;4、文档借阅系统;5、统计查询系统;6、系统管理。

四、档案管理运用RFID技能的优点

1.快速、准确定位:在移动点检设备上存储有整个档案室的地理分布图,将会对所查档案做出地理定位指示,实现快速查找及归档操作。

2.轻松盘点:使用RFID点检设备允许快速的完成档案的盘点、查错、上架等工作,在极大的减轻馆员工作量的同时允许提高档案管理工作效率、降低外借归档时的差错率。

3.档案信息准确记录:档案经手人、借阅人、借出、归档时间等均为系统自动登记完成的,防止手工差错的同时保证档案管理信息系统原始数据的准确性,并可提供档案状态的实时查询、报表打印。

4.批量档案借出、归档登记管理:档案管理是很烦杂的工作,档案管理人员少,寻借档案的人多,运用RFID技能实现档案管理现代化,自动化,增加工作效率的同时减少档案管理员的劳动强度,帮助馆员实现自动化的批量档案借出,归档登记工作

5.档案RFID标签存储信息更改自如:电子标签存取数据容量大,并且存储信息更改自如,为档案属性等信息管理提供方便。

6.安全保障:档案管理人员要通过身份验证登陆RFID档案管理系统后,才可对档案进行借出,归档的操作,对于档案的非法外带,系统将提示。标签信息亦可加密。

[佳水媛作者:广东华信金溢信息技能]

整理编辑:成都弱电工程专家